كيفية كتابة التقرير؟

بسم الله الرحمن الرحيم

أعضاء منتديات جامعة جنوب الوادى بقنا الكرام،

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته، أما بعد...

فقد أحببت أن أقدم لكم هذا الموضوع بهدف إطلاعكم على تعريف التقرير، و أهميته، و أنواعه، و الشروط الواجب توافرها فيه، و مكوناته، و خطوات كتابته، و لكي لا يُحرم الأعضاء من كتابة التقارير لمجرد عدم اطّلاعهم على هذا الموضوع علّنا نستفيد منه جميعاً.

سأتحدّث عن التقرير في أربع حلقات منفصلة أبدأها بتعريف التقرير، و أهميته.

أولاً: تعريف التقرير:
كلمة " تقرير " هي في الأصل مشتقة من الفعل قَرّرَ بمعنى قرّر المسألة أو الرأي، حقّقه و وضّحه.
و هذا التوضيح أو التحقيق الوارد في التقرير هو عرض رسمي و مختصر لمعلومات أو حقائق أو بيانات محددة لغرض معين، و يهدف إلى توضيح المزايا و العيوب.

ثانياً: أهمية كتابة التقرير:
لكتابة التقرير أهمية كبيرة في حياتنا العملية، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:
1- يُعد مصدراً من مصادر المعلومات.
2- يُعد أداة مراقبة و تقييم للأعمال و الأنشطة.
3- يوضّح المستجدات.

التقرير يقسم الى ثلاثة أقسام مهمة
المقدمة
والتفاصيل
والخاتمة

ويتخذ التقرير شكلين هرم مقلوب وهرم معتدل




ثالثاً: أنواع التقارير:
1- التقارير الأكاديمية:
و هي تقارير عن البحوث العلمية، و تصدر حسب الحاجة.

2- التقارير الوصفية:
و هي التقارير التي تصف ظاهرة كما هي واضحة، و هذه التقارير دائماً تجيب على الأسئلة: كيف؟ و متى؟ و من؟ و ماذا؟ و مثال على ذلك: تقارير الرحلات، و التقارير التي يعدّها شرطي المرور.

3- التقارير الإخبارية:
و هي التقارير التي تبثها أجهزة الإعلام من إذاعة و تلفزيون و صحافة، و مثال على ذلك التقارير السياسية.

4- التقارير التحليلية:
و هي تقارير لا تقتصر على الوصف فقط بل تعقد المقارنة، و تعلل الأسباب، و تقترح الحلول، و مثال على ذلك: ما يقدمه الأخصائي الاجتماعي حول تأخر الطلاب الدراسي، و التقارير الرياضية التي تقارن بين أداء فريقين، أو أداء فريق مقارنةً بالمواسم السابقة.

5- التقارير الأحصائية:
و تتميز هذه التقارير عن غيرها بالأرقام، و قد ترمز هذه الأرقام لبشر أو أموال أو أشياء أخرى، و مثال على ذلك: ما تقدمه البنوك و المؤسسات المالية سنوياً عن أوضاعها.*

6- التقارير الإدارية:
و غالباً ما تكون مطبوعة و بنودها واضحة و تحتاج إلى ملء فراغات بعبارات مناسبة، و مثال على ذلك: تقارير المديرين عن الموظفين.

*من الملاحظ: أن التقارير تُقدّم حسب الحاجة، فقد تُقدّم سنوياً أو يومياً، و من التقارير اليومية: تقارير أداء البورصة.



رابعاً: الشروط الواجب توافرها في التقرير:
1- الاختصار و الدقة.
2- الوضوح.
3- تسلسل الأفكار.
4- المصداقية و الإقناع.

خامساً: مكونات التقرير:
1- صفحة العنوان:
و تشتمل على العنوان و الجهة المقدم إليها و اسم معد التقرير و التاريخ، و يُفضّل أن تكون صفحة العنوان على غلاف متين، و أن يكون حجمها متناسباً مع حجم الورق الموجود داخل التقرير.

2- مقدمة التقرير:
و توضح الهدف من التقرير و المشكلة التي يبحثها، و المكان و الزمان و الجهة التي طلبت إعداد التقرير.

3- منهجية التقرير:
و هي الطريقة التي تم فيها إعداد التقرير، أي هل كانت مشاهدة؟ أم مقابلة؟ أم مراجعة وثائق؟

4- التحليل:
و هو الجزء الأكبر من التقرير، و يحتوي على عرض و تحليل كافة المعلومات و البيانات، أي يتناول جوانب المشكلة و أبعادها و آثارها.

5- النتائج و التوصيات:
أي عرض النتائج التي توصل إليها التقرير، و رأي كاتب التقرير، و التوصيات المناسبة.




سادساً: خطوات كتابة التقرير:
حين نشرع بكتابة التقرير، لابد من الأخذ بالاعتبار ما يلي:
1- تحديد موضوع التقرير و عدم الخروج عن إطاره.
2- ترتيب النقاط و الأفكار التي سيتناولها التقرير.
3- جمع البيانات و المعلومات و تصنيفها مدعمة بالأدلة و البراهين.
4- كتابة التقرير بصياغة واضحة.*
5- استخلاص النتائج و كتابة التوصيات.
6- مراجعة التقرير لاكتشاف أوجه النقص، و تصحيح الأخطاء.
7- إعادة كتابة التقرير بشكله النهائي.

* المقصود بذلك:
أ- البعد عن المصطلحات القاموسية.
ب- الحرص على الترتيب الجيد.
جـ- وضوح الخط و الفكرة و الجملة.
د- الاهتمام بعلامات الترقيم.
هـ- تقسيم الموضوع إلى فقرات كل واحدة تحل فكرة أساسية.
و- الاهتمام باللغة، و تجنب الأخطاء الإملائية و اللغوية.

أود أن أنوّه بأن ما ورد في هذا الموضوع هو ما توافر لدي من معلومات حول كتابة التقرير، و أنه منقول بتصرّف. قد يفي بالحاجة و قد لا يفي بها، لذا فأنا أرحّب بأي إضافات حول هذا الموضوع.

شكرا للجميع